Cumpliendo la normativa con soluciones SAP BTP que agilizan las operaciones
Contexto
La industria farmacéutica es un sector fundamental dedicado a la fabricación, preparación y comercialización de productos químicos para el tratamiento y prevención de enfermedades. Este sector abarca desde la producción primaria de compuestos químicos hasta la producción secundaria, donde estos compuestos se transforman en tabletas, cápsulas, soluciones inyectables u óvulos, entre otros productos.
Debido a su impacto directo en la salud humana, la industria farmacéutica está estrictamente regulada y cuenta con normativas que incluyen la investigación, patentes, pruebas y comercialización de medicamentos.
En México, una empresa líder en la venta de medicamentos y productos para el bienestar, dedicada a promover el cuidado de la salud y ofrecer atención médica en áreas especializadas como pediatría, ortopedia y nutrición, se enfrentó a un desafío de índole regulatorio impuesto por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
El SAT, un órgano administrativo de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la máxima autoridad fiscal responsable del cobro de impuestos en México, exigía el total cumplimiento de la nueva normativa, en un tiempo limitado. En este contexto, la empresa farmacéutica acudió a NEORIS dado su expertise y capacidad para cumplir con los plazos establecidos, garantizando así la adecuación, en tiempo y forma, a las nuevas regulaciones.
Desafío
La empresa cliente enfrentaba una misión crítica. Como consecuencia de los nuevos requisitos establecidos por el SAT, que estipulaban la implementación de cambios significativos en sus procesos de facturación y reporte financiero, la compañía debía ajustar sus procesos y tecnologías.
Estos cambios eran de carácter obligatorio y debían realizarse en un período de tiempo muy ajustado, lo que ponía en riesgo la operación regular de la empresa y su conformidad con las normativas fiscales, con las consecuencias legales y financieras que esto conlleva. Así, el reto principal radicaba en la rápida adecuación de sus sistemas y procesos internos para cumplir con los nuevos requisitos que establecía la ley.
La complejidad del problema se amplificaba debido a la necesidad de integrar soluciones tecnológicas avanzadas para asegurar la precisión y transparencia en la generación de informes y en la comunicación de datos financieros entregados al SAT. Además, el cliente debía garantizar que se implementaran todas las modificaciones sin interrumpir el servicio a los clientes y manteniendo la continuidad del negocio.
La selección de NEORIS como socio estratégico para enfrentar este desafío se fundamentó en su experiencia en la integración de soluciones tecnológicas complejas en industrias altamente reguladas. Además, su historial comprobado en la gestión de proyectos de alta complejidad con plazos estrictos, junto con su profundo conocimiento técnico y regulatorio, proporcionaron al cliente la confianza necesaria para delegar este proyecto crucial.
Durante el proceso, NEORIS adoptó un enfoque personalizado y colaborativo, trabajando estrechamente con el equipo del cliente para comprender sus necesidades específicas y diseñar una solución a medida. Esta solución no solo se enfocó en el cumplimiento regulatorio inmediato, sino que también consideró la escalabilidad y sostenibilidad a largo plazo de los sistemas implementados.
Nuestra Propuesta
En NEORIS diseñamos un proyecto que se centró en implementar las modificaciones necesarias para cumplir con la Resolución Miscelánea Fiscal de 2020, centrándonos en la incorporación del complemento 'Carta Porte' al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Este documento fiscal digital es obligatorio para acreditar el traslado legal de mercancías en México.
La propuesta contempló la actualización de sistemas SAP BTP para generar y gestionar el complemento 'Carta Porte'. Realizamos ajustes a las transacciones personalizadas, incorporando nuevos campos para asegurar el correcto funcionamiento y cumplimiento de las necesidades específicas del negocio.
Durante la fase de exploración, ampliamos el alcance para incluir la gestión de traspasos entre el Centro de Distribución (CEDIS) y las farmacias, con especial atención al manejo de lotes y fechas de caducidad de productos.
En conclusión, la propuesta de NEORIS no solo abordó los requisitos inmediatos de conformidad, sino que consideró la escalabilidad y sostenibilidad a largo plazo. Además, nuestro enfoque combinó un equipo técnico altamente capacitado con una metodología robusta, garantizando que el cliente cumpliera con los requisitos del SAT y mejorara su eficiencia operativa y gestión de su cadena de suministro.
La Solución
El proyecto para implementar las modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal de 2020 e integrar el CFDI de tipo traslado con el complemento 'Carta Porte' incluyó cinco etapas fundamentales: planificación y análisis, desarrollo, pruebas y validación, implementación y capacitación, y monitoreo y soporte.
En la fase inicial, se realizó un análisis exhaustivo de los requisitos regulatorios y funcionales para comprender las modificaciones necesarias en el CFDI de tipo traslado y el complemento 'Carta Porte'. Igualmente, se definieron los objetivos del proyecto y se estableció un cronograma detallado de actividades.
Durante el desarrollo se integraron modificaciones en el sistema SAP BTP para incorporar el CFDI al complemento 'Carta Porte', ajustando transacciones personalizadas e implementando una solución técnica para la transferencia de documentos entre el CEDIS y las farmacias (gestión de lotes y fechas de caducidad).
En la etapa de pruebas, se validó el cumplimiento de los requisitos del SAT, el funcionamiento de los nuevos campos y la integración del CFDI con el complemento 'Carta Porte'.
La implementación se realizó en el entorno de producción con una transición suave, acompañada de capacitación del personal para el manejo eficaz de las nuevas funcionalidades.
Posteriormente, se estableció un período de monitoreo y soporte para resolver problemas emergentes y se ofreció soporte continuo. Se hicieron los ajustes y se garantizó el funcionamiento óptimo de la solución.
La implementación exitosa del proyecto fue posible gracias a la coordinación del equipo de NEORIS, su adaptabilidad y al uso de herramientas clave como SAP BTP como plataforma principal, herramientas de desarrollo ABAP para personalización de transacciones y sistemas de gestión de proyecto para planificación y seguimiento.
El proyecto se completó dentro del cronograma establecido, cumpliendo con las expectativas del cliente y garantizando la conformidad con las nuevas regulaciones. El plan de trabajo se ajustó a un plazo estricto para cumplir con la legislación actual del SAT.
Los Resultados
Los resultados alcanzados superaron las expectativas iniciales, consiguiendo mejoras notables en la eficiencia operativa, cumplimiento normativo y satisfacción del cliente. A continuación, se detallan los principales resultados y se presentan puntos clave del éxito del proyecto.
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Reducción del tiempo de generación de la ‘Carta Porte’
Con la implementación de la solución de NEORIS, se logró reducir de 2 horas a 30 minutos el tiempo necesario para generar la ‘Carta Porte’. Esto significa una mejora de 75 % en la eficiencia del proceso.
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Optimización de la eficiencia operativa en el CEDIS
La actualización y optimización de las transacciones SAP, así como la implementación de nuevas funcionalidades para la gestión de lotes y fechas de caducidad de los productos, resultaron en una mejora del 300 % en los tiempos operativos del Centro de Distribución (CEDIS).
Esta mejora permitió una mayor rapidez en el procesamiento de pedidos y una reducción significativa de errores operativos. Así, se logró pasar de 4 horas a 1 hora en el tiempo que se requería para completar un ciclo de procesamiento de pedidos.
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Cumplimiento total de los requisitos normativos
La implementación exitosa del complemento ‘Carta Porte’ y las modificaciones relacionadas con el CFDI, permitieron al cliente cumplir al 100 % con todos los requisitos normativos impuestos por el SAT, evitando así posibles sanciones y multas. Además, esto fortaleció la confianza del cliente en su capacidad para operar de manera transparente y regulada.
Algunos resultados adicionales logrados son:
Optimización de recursos humanos:
La reducción del tiempo de generación de la ‘Carta Porte’ y la mejora en la eficiencia operativa permitieron una redistribución más efectiva de los recursos humanos. Los empleados se enfocaron en tareas de mayor valor agregado, potenciando la productividad general de la empresa.
Mejora en la calidad de los datos:
La implementación de nuevas funcionalidades para la gestión de lotes y fechas de caducidad mejoró significativamente la calidad y precisión de los datos operativos. Esto resultó en una trazabilidad de los productos más precisa y una mayor confianza en la información generada por el sistema.
Satisfacción del cliente:
Los clientes finales experimentaron una mayor eficiencia en la entrega de productos y una comunicación más transparente con respecto al estado de sus pedidos.
Testimonios
“Gracias a la optimización de las transacciones SAP y la implementación de nuevas funcionalidades, hemos visto una mejora impresionante en nuestros procesos operativos. Esta transformación ha permitido no solo una mayor rapidez en nuestras operaciones, sino también una significativa reducción de errores”.
Gerente de la cadena de suministros - Cliente
“Estamos enormemente agradecidos con el equipo de NEORIS, con su trabajo, apoyo y contribución en cada una de las sesiones que sumó para lograr y superar el objetivo”.
Gerente de operaciones - Cliente
“El proyecto de Carta Porte 3.0 representa un importante avance en la implementación de soluciones tecnológicas que cumplen con los estándares fiscales y operativos más exigentes. Este logro es el resultado de un trabajo en equipo excepcional, destacando el enfoque técnico y la gestión estratégica que permitieron superar retos complejos y entregar una solución eficiente y de alto impacto”.
Orquídea Castillo Ortiz, Director Comercial de NEORIS