Success Story Health with SAP
Contexto
No início dos anos 80, a medicina no México testemunhou o surgimento de um novo projeto de atendimento e cuidados de saúde: a criação de uma empresa líder no setor de serviços hospitalares, que hoje se posiciona entre os melhores hospitais do país.
Este projeto, concebido com um conceito médico tecnológico avançado e voltado especialmente para a integração de cuidados, ensino e pesquisa biomédica, foi realizado por um grupo de médicos visionários que fundaram uma instituição não governamental, diferente dos tradicionais hospitais privados da Cidade do México, com o objetivo de responder às necessidades de saúde da sociedade.
Nos últimos anos, a crescente demanda por serviços, combinada com recursos limitados, destacou a necessidade de melhorar a eficiência e a acessibilidade no setor de saúde mexicano. Nesse contexto, o desenvolvimento tecnológico emergiu como um catalisador crucial. A implementação de sistemas modernos e plataformas digitais é uma forma de potencializar a gestão da informação, facilitar o atendimento e otimizar os processos internos.
O Desafio
Listado como um dos hospitais mais relevantes do país, graças à qualidade de seus serviços em diferentes especialidades como endocrinologia, gastroenterologia, nefrologia, pneumologia, neurologia e neurocirurgia e oncologia, entre outras, a entidade viu a necessidade de dar um passo à frente em termos de modernização e tecnologia para manter os padrões de qualidade.
Após várias tentativas de implementar um sistema hospitalar abrangente, a entidade prestadora de saúde se deparou com a necessidade de alcançar a integração de suas áreas administrativas e financeiras para otimizar os processos de negócios com as melhores práticas da SAP.
Em busca desse objetivo, a NEORIS foi selecionada como a empresa de consultoria que lideraria o Projeto Núcleo, um processo de modernização que envolvia a implementação do SAP Healthcare com AWS e que deveria trabalhar alinhado aos sistemas legados existentes na organização, como LABSYS (laboratórios), INDICIUM (portal de fornecedores), HEMOCOD (banco de sangue), MEDSYS (sistema hospitalar anterior), Pontos Médicos, Pontos de Venda, Diagnóstico por Imagem e PEOPLE SOFT (Folha de Pagamento), entre muitos outros.
Outro desafio que a instituição teve que enfrentar foi cobrir funcionalmente os processos considerados como pontos problemáticos:
- Materiais à vista
- Carrinho de parada (gavetas e bandejas de transporte de medicamentos)
- Cestos (transporte de utensílios médicos)
- Pontos médicos e pontos de pacientes
- Portal do fornecedores
- Módulo de nutrição
- Módulo de agenda
A Solução
Em junho de 2021, a NEORIS iniciou a implementação do SAP com AWS no Projeto Núcleo, que utilizou a metodologia SAP Activate, desenvolvendo nas seguintes fases:
- 1. Prepare
Nesta fase de planejamento, o plano detalhado do projeto foi definido e as equipes de trabalho do hospital e da NEORIS foram formadas. - 2. Explore
Esta é a fase em que o modelo de negócios do cliente foi documentado no SAP AWS e os desenvolvimentos a serem construídos como parte da implementação foram identificados. - 3. Realizar
Foi realizada a configuração do sistema, gerados os desenvolvimentos ABAP necessários no modelo da organização foram realizados, bem como a realização de testes unitários, testes abrangentes, testes com papéis e perfis de usuários. Por fim, esta etapa incluiu o planejamento do treinamento dos usuários finais. - 4. Deploy
O modelo SAP AWS foi preparado e executado, configurando os ambientes para liberação em produção. Além disso, foram carregados dados mestres como clientes, fornecedores, medicamentos e outros, para garantir o correto funcionamento do sistema. Além disso, os principais usuários da solução passaram pelo treinamento necessário da NEORIS. - 5. Go-Live e Suporte
A saída ao vivo (produtiva) do modelo SAP AWS foi lançada e a equipe NEORIS realizou o suporte. Foi realizado o levantamento dos incidentes, resolvendo e documentando eles em um registro de incidentes.
O projeto incluiu os seguintes módulos:
- Módulos técnicos:
- Linguagem de Programação ABAP
- PO - Módulo para Integração do SAP AWS a Sistemas Legados
- BASIS
- Nuvem AWS
- Módulos funcionais:
- Gestão de pacientes
- Faturamento de pacientes
- Manuseio de materiais, medicamentos e armazéns
- Gestão de locais de armazenamento
- Vendas não hospitalares
- Finanças
- Tesouraria
- Ativos Fixos
- Custos
- Orçamentos
- Contratos de Arrendamento
- Consolidação e Planejamento
- Business Intelligence
Após a realização de testes abrangentes (56 cenários) e testes UAT (36 cenários) para verificar se o produto atendia às expectativas, o Go Live foi confirmado para 4 de junho de 2023.
Tendo em conta que o hospital funciona 24/7, um dos grandes desafios enfrentados pelo projeto foi ter Key Users (médicos, enfermeiros, almoxarifados, pessoal administrativo, etc.) para realizar as sessões de definição do Business Blue Print (BBP), especificações funcionais, testes abrangentes e formação para mais de 500 enfermeiros registados.
Do lado do suporte, equipes de consultores precisavam ser construídas, divididas em turnos de 12 horas, para cubrir as 24 horas por dia, 7 dias por semana, nas primeiras oito semanas após o lançamento.
Os Resultados
Uma vez lançado o Projeto Núcleo, a entidade médica conta com um sistema que permite planejar a necessidade de seus medicamentos e materiais para evitar o desabastecimento. Da mesma forma, conseguiu automatizar com sucesso alguns processos, como:
- Cadeia de suprimentos
- Carga de pacientes
- Devoluções de medicamentos
- Movimentos de medicamentos (entradas, saídas e transferências)
- Processo de estoque
- Planejamento de necessidades de material médico (MRP)
- Controle de data de validade.
- Gerenciamento de pacientes
- Rastreabilidade do paciente por meio de uma pulseira QR
- Admissão de pacientes
- Módulos de Nutrição
- Faturamento
- Tesouraria
- Pontos de venda
Outros resultados que podem ser destacados são:
- Melhoria do tempo de planejamento para necessidades de medicamentos e materiais. Anteriormente, o planejamento manual levava de 3 a 5 horas e havia o risco de possuir erros. Graças ao SAP AWS, esse tempo foi reduzido para 15 minutos.
- Há um maior controle sobre os lotes de medicamentos, seus prazos de validade e fornecimento aos pacientes.
- Os fechamentos contábeis mensais, que eram realizados em 10 dias, agora são realizados em 4 dias.
- A geração automática da transferência fiscal e a geração do relatório Informativo de Retorno de Operações com Terceiros (DIOT) que era feito manualmente e levava 3 ou 4 dias, com o SAP AWS é feito automaticamente em apenas 15 minutos.
- Maior controle do orçamento.
- Os enfermeiros se concentram em seu trabalho principal de atendimento ao paciente, sem ter que lidar com tarefas administrativas.
- Rastreabilidade completa do paciente durante sua internação.
- Registro completo de movimentos e transações realizadas.
Testemunhos
"Após vários meses de trabalho incansável e uma demonstração absoluta de capacidade, lealdade, compromisso e determinação para fazer as coisas acontecerem, demos um grande passo para transformar e agilizar sua plataforma de gestão para o benefício de nossos pacientes, médicos e toda a sua equipe. Estamos iniciando uma nova etapa, fortalecidos e com muito entusiasmo!"
Diretor Geral do hospital"Depois de meses de trabalho árduo, estamos felizes em ver os resultados do nosso esforço. Essa iniciativa revolucionou a operação do hospital, melhorando seu atendimento ao cliente, agilizando processos e otimizando a organização entre as áreas. Agradeço a colaboração de nossos consultores e o apoio inestimável de nosso cliente."
José Ángel Gerardo Flores Ceja - Diretor de Operações da Foundational Solutions da NEORIS