CDE Farmacias San Pablo
Contexto
A indústria farmacêutica é um setor fundamental que se dedica à fabricação, preparação e comercialização de produtos químicos para o tratamento e prevenção de doenças. Este setor vai desde a produção primária de compostos químicos até a produção secundária, onde esses compostos são transformados em comprimidos, cápsulas, soluções injetáveis ou óvulos, entre outros produtos.
Devido ao seu impacto direto na saúde humana, a indústria farmacêutica é estritamente regulamentada e possui normativas que incluem pesquisas, patentes, testes e comercialização de medicamentos.
No México, uma empresa líder na venda de medicamentos e produtos de bem-estar, dedicada a promover cuidados de saúde e oferecer assistência médica em áreas especializadas como pediatria, ortopedia e nutrição, enfrentou um desafio regulatório imposto pelo Serviço de Administração Tributária (SAT).
O SAT, órgão administrativo do Ministério da Fazenda e Crédito Público e a mais alta autoridade tributária responsável pela arrecadação de impostos no México, exigiu o cumprimento integral das novas normas, em tempo limitado. Neste contexto, a farmacêutica recorreu à NEORIS dada a sua expertise e capacidade de cumprir os prazos estabelecidos, garantindo assim a adaptação, em tempo e forma, à nova regulamentação.
O Desafio
A empresa cliente estava enfrentando uma missão crítica. Como resultado dos novos requisitos estabelecidos pelo SAT, que estipulavam a implementação de mudanças significativas em seus processos de faturamento e relatórios financeiros, a empresa tinha que ajustar seus processos e tecnologias.
Estas alterações eram obrigatórias e tinham de ser feitas num período de tempo muito ajustado, o que colocava em risco o funcionamento regular da empresa e o seu cumprimento das normas fiscais, com as consequências jurídicas e financeiras que isso acarreta. Assim, o principal desafio residia na rápida adaptação dos seus sistemas e processos internos para cumprir com os novos requisitos estabelecidos pela lei.
A complexidade do problema foi amplificada pela necessidade de integrar soluções tecnológicas avançadas para garantir precisão e transparência na geração de relatórios e na comunicação dos dados financeiros entregues ao SAT. Além disso, o cliente precisava garantir que todas as modificações fossem implementadas sem interromper o serviço aos clientes e manter a continuidade dos negócios.
A seleção da NEORIS como parceiro estratégico para enfrentar esse desafio foi baseada em sua experiência na integração de soluções tecnológicas complexas em setores altamente regulamentados. Além disso, seu histórico comprovado na gestão de projetos de alta complexidade com prazos estritos, juntamente com seu profundo conhecimento técnico e regulatório, proporcionou ao cliente a confiança para delegar este projeto crucial.
Durante o processo, a NEORIS adotou uma abordagem personalizada e colaborativa, trabalhando em estreita colaboração com a equipe do cliente para entender suas necessidades específicas e projetar uma solução sob medida. Esta solução não só se concentrou na conformidade regulatória imediata, mas também considerou a escalabilidade e a sustentabilidade a longo prazo dos sistemas implementados.
Nossa Proposta
Na NEORIS, desenhamos um projeto que se concentrou na implementação das modificações necessárias para cumprir a Resolução Tributária Diversa de 2020, com foco na incorporação do complemento “Conhecimento de Embarque Marítimo” à Nota Fiscal Digital pela Internet (CFDI). Este documento fiscal digital é obrigatório para comprovar a transferência legal de mercadorias no México.
A proposta contemplou a atualização dos sistemas SAP BTP para gerar e administrar o complemento “Conhecimento de Embarque Marítimo”. Fazemos ajustes nas transações personalizadas, incorporando novos campos para garantir o bom funcionamento e o atendimento às necessidades específicas do negócio.
Durante a fase de exploração, expandimos o escopo para incluir a gestão de transferências entre o Centro de Distribuição (CEDIS) e as farmácias, com atenção especial à gestão de lotes e datas de validade dos produtos.
Em conclusão, a proposta da NEORIS não apenas abordou os requisitos imediatos de conformidade, mas também considerou a escalabilidade e a sustentabilidade a longo prazo. Além disso, nossa abordagem combinou uma equipe técnica altamente treinada com uma metodologia robusta, garantindo que o cliente cumprisse os requisitos do SAT e melhorasse sua eficiência operacional e gerenciamento da cadeia de suprimentos.
A Solução
O projeto de implementação das modificações da Resolução Tributária Diversa de 2020 e integração do CFDI do tipo transferência com o complemento “Conhecimento de Embarque Marítimo” incluiu cinco etapas fundamentais: planejamento e análise, desenvolvimento, teste e validação, implementação e treinamento, monitoramento e suporte.
Na fase inicial, foi realizada uma análise exaustiva dos requisitos regulamentares e funcionais para entender as modificações necessárias no CFDI do tipo de transferência e no complemento “Conhecimento de Embarque Marítimo”. Da mesma forma, os objetivos do projeto foram definidos e um cronograma detalhado de atividades foi estabelecido.
Durante o desenvolvimento, foram integradas modificações no sistema SAP BTP para incorporar o CFDI no complemento do “Conhecimento de Embarque Marítimo”, ajustando transações personalizadas e implementando uma solução técnica para a transferência de documentos entre o CEDIS e as farmácias (gerenciamento de lotes e datas de validade).
Na fase de testes, foi validado o cumprimento dos requisitos do SAT, o funcionamento dos novos campos e a integração do CFDI com o complemento “Conhecimento de Embarque Marítimo”, 'Bill of Lading'.
A implementação foi realizada no ambiente de produção com uma transição suave, acompanhada de treinamento de pessoal para o uso eficaz das novas funcionalidades.
Posteriormente, foi estabelecido um período de monitoramento e apoio para resolver questões emergentes e foi oferecido suporte contínuo. Foram feitos ajustes e o funcionamento ideal da solução foi garantido.
O sucesso da implementação do projeto foi possível graças à coordenação da equipe NEORIS, sua adaptabilidade e o uso de ferramentas crusciais como SAP BTP como plataforma principal, ferramentas de desenvolvimento ABAP para personalização de transações e sistemas de gerenciamento de projetos para planejamento e monitoramento.
O projeto foi concluído dentro do cronograma estabelecido, atendendo às expectativas do cliente e garantindo o cumprimento das novas normas. O plano de trabalho foi ajustado a um prazo estrito para cumprir a legislação atual do SAT.
Os Resultados
Os resultados alcançados superaram as expectativas iniciais, alcançando melhorias significativas na eficiência operacional, conformidade regulatória e satisfação do cliente. Os principais resultados estão detalhados abaixo e os principais pontos de sucesso do projeto são apresentados.
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Redução do tempo de geração do “Conhecimento de Embarque Marítimo” "Ocean Shipping Knowledge"
Com a implementação da solução NEORIS, foi possível reduzir de 2 horas para 30 minutos o tempo necessário para gerar o "Conhecimento do Transporte Marítimo". Isso significa uma melhoria de 75% na eficiência do processo.
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Otimização da eficiência operacional no CEDIS
A atualização e otimização das transações SAP, bem como a implementação de novas funcionalidades para a gestão de lotes e datas de vencimento de produtos, resultaram em uma melhoria de 300% nos tempos de operação do Centro de Distribuição (CEDIS).
Essa melhoria permitiu um processamento de pedidos mais rápido e uma redução significativa nos erros operacionais. Assim, foi possível passar de 4 horas a 1 hora no tempo necessário para completar um ciclo de processamento de pedidos.
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Conformidade total com os requisitos regulamentares
A implementação bem-sucedida do complemento "Conhecimento em Transporte Marítimo" e as modificações relacionadas ao CFDI, permitiram ao cliente cumprir 100% todos os requisitos regulamentares impostos pelo SAT, evitando assim possíveis sanções e multas. Além disso, isso fortaleceu a confiança do cliente na sua capacidade de operar de maneira transparente e regulamentada.
Estes são alguns dos resultados adicionais alcançados:
Otimização dos recursos humanos:
A redução do tempo de geração do “Conhecimento de Embarque Marítimo” e a melhoria da eficiência operacional permitiram uma redistribuição mais eficaz dos recursos humanos. Os funcionários se concentraram em tarefas de maior valor agregado, aumentando a produtividade geral da empresa.
Melhoria da qualidade dos dados:
A implementação de novas funcionalidades para o gerenciamento de lotes e datas de validade melhorou significativamente a qualidade e a precisão dos dados operacionais. Isso resultou em uma rastreabilidade mais precisa do produto e maior confiança nas informações geradas pelo sistema.
Satisfação do cliente:
Os clientes finais experimentaram maior eficiência na entrega do produto e comunicação mais transparente sobre o status de seus pedidos.
Testemunhos
"Graças à otimização das transações SAP e à implementação de novas funcionalidades, vimos uma melhoria impressionante em nossos processos operacionais. Essa transformação permitiu não apenas maior velocidade em nossas operações, mas também uma redução significativa de erros."
Gerente da Cadeia de suprimentos - Cliente
“Estamos imensamente gratos à equipe NEORIS, pelo seu trabalho, apoio e contributo em cada uma das sessões que adicionaram para atingir e superar o objetivo.”
Gerente de operações - Cliente
"O projeto Conhecimento de Embarque Marítimo 3.0 representa um importante avanço na implementação de soluções tecnológicas que atendem aos mais exigentes padrões fiscais e operacionais. Essa conquista é resultado de um trabalho em equipe excepcional, destacando a abordagem técnica e a gestão estratégica que nos permitiram superar desafios complexos e entregar uma solução eficiente e de alto impacto."
Orquídea Castillo Ortiz, Diretor Comercial da NEORIS