Historia de sucesso Universidad Diego Portales
Contexto
De acordo com o Índice de Competitividad Digital 2020, elaborado pelo Instituto Internacional de Desenvolvimento da Gestão, a capacidade da América Latina de competir tecnologicamente com outros países está atrasada. No entanto, em meio a esse panorama, o Chile se destaca como a economia latino-americana que tem a melhor pontuação em termos de competitividade digital, com 61,5 pontos em 100 possíveis.
Esse cenário positivo mostrou a necessidade de diferentes setores de se esforçarem para uma verdadeira transformação digital e a continuarem avançando nesse caminho de competitividade. No caso das universidades, elas enfrentam desafios significativos, especialmente quando a tecnologia evolui rapidamente.
Na busca de se adaptar às mudanças e às necessidades do mercado, as instituições de ensino superior buscaram oferecer experiências mais eficientes. Nesse sentido, a Universidade Diego Portales (UDP), localizada em Santiago do Chile ―uma instituição privada de ensino superior, reconhecida internacionalmente por sua excelência e referência na formação de profissionais e na promoção da inovação―, lançou um plano estratégico para aprimorar seu processo de digitalização e a adoção de novas tecnologias para melhorar a qualidade de vida da comunidade universitária.
Desafio
Depois de realizar projetos tecnológicos de pequena escala, a UDP decidiu que era hora de dar um salto importante que lhe permitisse lançar as bases para promover a inovação, se apropriando do uso de novas ferramentas e tecnologias. Atualmente, a universidade executa a estratégia de transformação digital, um processo que a EPAM NEORIS está acompanhando desde o início com serviços-chave, como a avaliação da migração para o S/4HANA, onde foi definida a rota (roadmap) para a estratégia.
Nesse sentido, a universidade empreendeu um ambicioso plano de transformação digital, buscando superar os desafios impostos pelo mercado e fortalecer sua posição no campo educacional no Chile.
O novo projeto devia:
Oferecer soluções para diferentes áreas e processos dentro da universidade para que sejam mais ágeis, eficazes e eficientes.
Desenvolver mais facilmente novos portais, processos mais intuitivos e proporcionar um tempo de resposta mais rápido ao antigo portal disponível para apoiar os processos de estudantes, docentes e administradores da Universidade.
Gerar um novo ambiente web que lhe permitisse realizar iniciativas que, por questões tecnológicas da plataforma, eram complexas ou inviáveis. Graças a isso, a melhoria na experiência do usuário pode ser significativa, além de contar com uma plataforma moderna e escalável com suporte SAP.
Nossa Proposta
A Universidade Diego Portales confiou na EPAM NEORIS para este projeto, dada a sua especialização Técnica/Funcional em soluções tecnológicas como SAP Campus e SAP FICA com a sua integração no Portal de Serviços da instituição e onde diferentes tipos de usuários interagem ao longo da sua carreira universitária.
A proposta da EPAM NEORIS era executar um projeto que incluísse a conversão do SAP ECC (atual) para a versão mais atual do produto, o S/4HANA. Além disso, a proposta considerou a modernização tecnológica do portal UDP, que é utilizado pela universidade e seus alunos.
O projeto considerou a estratégia de migração do SAP Portal para o SAP Business Technology Platform (BTP), uma plataforma de tecnologia que reúne dados e analytics, Inteligência Artificial, desenvolvimento de aplicativos e automação e integração em um único ambiente unificado.
A equipe responsável pelo projeto levantou os requisitos através do design e documentação em histórias de usuários e, em seguida, em uma etapa seguinte, realizou e executou as migrações e o desenvolvimento de alguns portais (Matrícula, Ficha do Aluno). Além disso, foram realizadas melhorias em processos como o Toma de Ramos, enfatizando a experiência de professores e alunos.
A Solução
A implementação deste projeto, que durou 14 meses, exigiu uma equipe multidisciplinar de 32 profissionais, incluindo consultores funcionais, desenvolvedores Full Stack, Scrum Masters, desenvolvedores SAP FIORI e especialistas em processos educacionais, entre outros. Todos eles, localizados no Chile, Colômbia, México, Peru e Argentina, foram estrategicamente designados para formar células de trabalho que tornaram possível alcançar os objetivos do projeto.
Para isso, a equipe aplicou a metodologia Activate SAP em todas as células de trabalho.
O projeto
abrangeu 5 etapas:
01.
Preparação: Planejamento inicial do projeto, desenvolvimento do Gráfico de Gantt e reunião de kick-off com toda a equipe que fazia parte do projeto.02.
Exploração: Estágio em que os desenhos do que era esperado foram levantados.03.
Realização: A conversão e migração foram executadas, bem como os novos desenvolvimentos solicitados. Além disso, foram realizados todos os testes que permitiriam à Universidade garantir que a plataforma cumpria com as expectativas.04.
Preparação final: O cutover ou plano de saída ao vivo foi planejado e executado, juntamente com o treinamento dos usuários finais.05.
Go-Live & Support: Lançamento ao vivo, dando à universidade suporte e continuidade operacional.Os Resultados
As melhorias implementadas nas aplicações que suportam os processos de Matrícula tiveram um impacto direto e significativo, não só no aumento da eficiência operacional, mas também na melhoria substancial da experiência da comunidade educativa. Dentre os resultados alcançados, se destacam:
18,000 alunos foram afetados, 3500 deles são novos alunos.
O processo significou um alto envolvimento de várias áreas e usuários para validar o novo sistema através de diferentes testes. No total, foram testados com sucesso 3700 testes unitários nas diferentes áreas de negócio da universidade, com indicadores de incidentes que não ultrapassaram os 5%, estando longe dos 10% acordados com o cliente.
Foram realizados 1000 testes integrais (3800 etapas) que permitiram cobrir todos os processos da universidade suportados pela plataforma. Foi obtido um indicador de 5% de incidentes ou erros, um resultado muito baixo para um projeto desse tipo.
Testemunhos
"Liderar este projeto foi um desafio emocionante que nos permitiu consolidar a transformação digital na UDP, alinhando tecnologia e inovação com nossa visão institucional. Como estratégia de implementação, optamos pela Conversão de Sistemas (Brownfield), ou seja, atualizando o sistema SAP ECC existente para S/4HANA, preservando configurações, customizações e dados históricos. A migração para o S/4HANA e a implementação do SAP BTP marcaram um antes e um depois na modernização de nossos processos, impactando positivamente na experiência de alunos, professores e administradores. E pode ser realizada graças ao trabalho conjunto entre as equipes internas e à colaboração estratégica com a EPAM NEORIS, com quem formamos uma equipe coesa focada em trazer a UDP para a vanguarda do ecossistema educacional no Chile."
"Os desafios da indústria educativa em sua transformação digital e aceitação da nova sociedade digitalizada ―acelerada como resultado da pandemia―, geraram desafios à UDP desde sua camada de liderança e de toda a organização (incluindo seu corpo docente, alunos e seus parceiros tecnológicos). Em particular, a vertical do Plano Digital UDP em relação à implementação de ERP e S/4HANA foi fundamental. É claro que não é possível de se concretizar sem um parceiro tecnológico de qualidade e a aliança estratégica entre a UDP e a EPAM NEORIS é e continuará sendo um fator muito relevante para o sucesso deste tipo de projetos. Se sentiu o tempo todo como "uma equipe", concluindo com sucesso as mudanças. Isso coloca o UDP na vanguarda do setor educacional."
"Destaco o profissionalismo e o comprometimento da equipe que trabalhou neste projeto, já que colocam a flexibilidade antes dos problemas e a parceria com o cliente em primeiro lugar. Foi uma equipe que trabalhou em conjunto para enfrentar os obstáculos da melhor maneira."
"Como área responsável pela estratégia do projeto SAP, quero destacar a importância das tecnologias utilizadas neste projeto, desde a conversão para S/4HANA até o framework de desenvolvimento no SAP BTP. Sem dúvida alguma, este é um caso que lançará as bases para continuar promovendo novos projetos."