Success Story Health with SAP
Contexto
A principios de la década de los 80, la medicina en México fue testigo del surgimiento de un novedoso proyecto para la atención y el cuidado de la salud: la creación de una empresa líder en la industria de servicios hospitalarios, la cual hoy en día se posiciona entre los mejores hospitales del país.
Este proyecto, concebido con un concepto médico de avanzada tecnología y dirigido especialmente a la integración de la asistencia, la enseñanza y la investigación biomédica, fue emprendido por un grupo de médicos visionarios quienes fundaron una institución no gubernamental, distinta de los hospitales privados tradicionales de la Ciudad de México, con el objetivo de dar respuesta a las necesidades de atención médica de la sociedad.
En los últimos años, la creciente demanda de servicios, combinada con los recursos limitados, ha destacado la necesidad de mejorar la eficiencia y accesibilidad en el sector de salud mexicano. En este contexto, el desarrollo tecnológico ha surgido como un catalizador crucial. La implementación de sistemas modernos y plataformas digitales es vía para potenciar la gestión de información, facilitar la atención y optimizar los procesos internos.
El Desafío
Siendo catalogada como uno de los hospitales más relevantes del país, gracias a la calidad de sus servicios en diferentes especialidades como endocrinología, gastroenterología, nefrología, neumología, neurología y neurocirugía y oncología, entre otras, la entidad se vio en la necesidad de dar un paso adelante en materia de modernización y tecnología para mantener los estándares de calidad.
Luego de varios intentos para implementar un sistema hospitalario integral, la entidad prestadora de salud se enfrentó a la necesidad de lograr la integración de sus áreas administrativas y financieras para optimizar los procesos de negocio con las mejores prácticas de SAP.
En búsqueda de este objetivo, NEORIS fue seleccionada como la empresa consultora que lideraría el Proyecto Núcleo, un proceso de modernización que implicaba la implementación de SAP Healthcare con AWS y que debía trabajar alineado a sistemas legacy existentes en la organización, tales como LABSYS (laboratorios), INDICIUM (Portal de proveedores), HEMOCOD (Banco de sangre), MEDSYS (anterior sistema de hospitales), Puntos Médicos, Puntos de Venta, Imagen Diagnóstica y PEOPLE SOFT (Nómina), entre muchos otros.
Otro desafío que debía enfrentar la institución era el de cubrir funcionalmente aquellos procesos considerados como puntos de dolor:
- Materiales a vista
- Carro de paro (cajones y bandejas de transporte para medicamentos)
- Canastillas (transporte de utensilios médicos)
- Puntos médicos y puntos pacientes
- Portal de proveedores
- Módulo de nutrición
- Módulo de agendas
La Solución
En junio de 2021, NEORIS inició la implementación de SAP con AWS en el Proyecto Núcleo, el cual utilizó la metodología SAP Activate, desarrollándose en las siguientes fases:
- 1. Prepare
En esta etapa de planeación, se definió el plan detallado del proyecto y se conformaron los equipos de trabajo, tanto del hospital como de NEORIS. - 2. Explore
Es la fase donde se documentó el modelo de negocio del cliente en SAP AWS y se identificaron los desarrollos a construir como parte de la implementación. - 3. Realize
Se realizó la configuración del sistema, se generaron los desarrollos ABAP requeridos en el modelo de la organización, así como la realización de las pruebas unitarias, pruebas integrales, pruebas con roles y perfiles de usuarios. Finalmente, esta etapa incluyó la planeación de la capacitación de los usuarios finales. - 4. Deploy
Se preparó y ejecutó el modelo SAP AWS, configurando los entornos para su lanzamiento en producción. Además, se cargaron datos maestros como clientes, proveedores, medicamentos y otros, para garantizar el correcto funcionamiento del sistema. Asimismo, los usuarios clave de la solución realizaron la capacitación requerida por parte de NEORIS. - 5. Go-Live y Soporte
Se puso en marcha la salida en vivo (productivo) del modelo SAP AWS y el equipo de NEORIS realizó el soporte. Se hizo el levantamiento de incidentes, dándose resolución a los mismos y documentándose en una bitácora de incidentes.
El proyecto, incluyó los siguientes módulos.
Módulos técnicos:
- Lenguaje de programación ABAP
- PO - Módulo para integración de SAP AWS a sistemas legacy
- BASIS
- Nube AWS
Módulos funcionales:
- Gestión de pacientes
- Facturación de pacientes
- Manejo de materiales, medicamentos y almacenes
- Manejo de ubicaciones de almacenes
- Ventas no hospitalarias
- Finanzas
- Tesorería
- Activos Fijos
- Costos
- Presupuestos
- Contratos de renta
- Consolidación y planeación
- Inteligencia Empresarial
Luego de realizar las pruebas integrales (56 escenarios) y pruebas UAT (36 escenarios) para verificar que el producto cumpliera con las expectativas, se confirmó el Go live para el 4 de junio 2023.
Teniendo en cuenta que el hospital trabaja las 24/7, uno de los grandes retos a los cuales se enfrentó el proyecto fue el de contar con los Key Users (médicos, enfermeras, almacenistas, administrativos, etc.) para la realización de las sesiones de definición de los Business Blue Print (BBP), especificaciones funcionales, pruebas integrales y capacitación para más de 500 enfermeras registradas.
En lo que respecta al soporte, fue necesario constituir equipos de consultores, divididos en turnos de 12 horas, para que cubrieran las 24 horas, los 7 días de la semana, durante las primeras ocho semanas luego del lanzamiento.
Los Resultados
Una vez puesto en marcha el Proyecto Núcleo, la entidad médica cuenta con un sistema que le permite hacer una planeación de la necesidad de sus medicamentos y materiales para evitar el desabastecimiento. Igualmente, consiguió de manera exitosa automatizar algunos procesos como:
- Cadena de suministro
- Cargo a pacientes
- Devolución de medicamentos
- Movimientos de medicamentos (entradas, salidas y traspasos)
- Proceso de inventario
- Planeación de requerimientos de material médico (MRP)
- Pedidos y Compras
- Control de fechas de caducidad.
- Gestión de pacientes
- Trazabilidad del paciente por medio de brazalete con QR.
- Admisión de pacientes
- Módulos de nutrición
- Facturación
- Tesorería
- Puntos de venta
Otros resultados que se pueden destacar son:
- Mejora en el tiempo de planificación de las necesidades de medicamentos y materiales. Anteriormente, la planificación manual llevaba entre 3 y 5 horas y se corría el riesgo de cometer errores. Gracias a SAP AWS, este tiempo se redujo a 15 minutos.
- Hay mayor control sobre los lotes de medicamentos, sus fechas de caducidad y suministro a los pacientes.
- Los cierres mensuales contables, que se realizaban en 10 días, hoy se realizan en 4 días.
- La generación automática del traslado de impuestos y la generación del reporte de Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) que se hacía manualmente y llevaba 3 o 4 días, con SAP AWS se hace automáticamente en solo 15 minutos.
- Mayor control del presupuesto.
- El personal de enfermería se enfoca en su labor primordial de atención al paciente, sin tener que ocuparse en tareas administrativas.
- Completa trazabilidad del paciente durante su hospitalización.
- Registro completo de los movimientos y transacciones realizadas.
Testimonios
“Después de varios meses de trabajo incansable y una demostración absoluta de capacidad, lealtad, compromiso y determinación para lograr que las cosas sucedan, hemos dado un enorme paso para transformar y eficientar su plataforma de gestión en beneficio de nuestros pacientes, médicos y todo su personal. ¡Iniciamos una nueva etapa, fortalecidos y con gran entusiasmo!”
Director General del hospital“Tras meses de arduo trabajo, estamos felices de ver los resultados de nuestro esfuerzo. Esta iniciativa ha revolucionado la operación del hospital, mejorando su servicio al cliente, agilizando procesos y optimizando la organización entre áreas. Agradezco la colaboración de nuestros consultores y el invaluable soporte de nuestro cliente”.
José Ángel Gerardo Flores Ceja - Director de Operaciones en Foundational Solutions de NEORIS