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Contexto
Según el Índice de Competitividad Digital 2020, elaborado por el Instituto Internacional para el Desarrollo de la Gestión, la capacidad de América Latina para competir tecnológicamente con otros países está rezagada. Sin embargo, en medio de este panorama, Chile se destaca como la economía latinoamericana que presenta la mejor puntuación en materia de competitividad digital, con 61,5 puntos sobre 100 posibles.
Este positivo escenario ha mostrado la necesidad de diferentes sectores para hacer esfuerzos hacia una verdadera transformación digital y seguir avanzando en ese camino de competitividad. En el caso de las universidades, estas enfrentan desafíos significativos, especialmente cuando la tecnología evoluciona rápidamente.
En busca de adaptarse a los cambios y a las necesidades del mercado, las instituciones de educación superior han buscado ofrecer experiencias más eficientes. En esta línea, la Universidad Diego Portales (UDP) ubicada en Santiago de Chile ―una institución de educación superior privada, reconocida internacionalmente por su excelencia y referente en la formación de profesionales y en el impulso a la innovación―, puso en marcha un plan estratégico para potenciar su proceso de digitalización y de adopción de nuevas tecnologías para mejorar la calidad de vida de la comunidad universitaria.
Desafío
Luego de realizar proyectos tecnológicos de poca envergadura, la UDP decidió que era momento de dar un salto importante que le permitiera sentar las bases para impulsar la innovación, apropiándose del uso de nuevas herramientas y tecnologías. Actualmente, la universidad ejecuta la estrategia de transformación digital, proceso que NEORIS está acompañando desde el inicio con servicios clave como el assesment de la migración a S/4 HANA donde se definió el mapa de ruta (roadmap) para la estrategia.
En este sentido, la universidad emprendió un ambicioso plan de transformación digital, buscando superar los retos que le impone el mercado y fortaleciendo su posición dentro del ámbito educativo en Chile.
El nuevo proyecto debía:
- Ofrecer soluciones a diferentes áreas y procesos dentro de la universidad para que estos fuesen más ágiles, efectivos y eficientes.
- Desarrollar con mayor facilidad nuevos portales, procesos más intuitivos y brindar mayor rapidez en el tiempo de respuesta del antiguo portal disponible para apoyar los procesos de los alumnos, docentes y administrativos de la Universidad.
- Generar un nuevo entorno web que le permitiera llevar adelante iniciativas que, por temas tecnológicos de plataforma, eran complejos o inviables. Gracias a esto, la mejora en la experiencia del usuario podría ser significativa, además de contar con una plataforma moderna y escalable con soporte de SAP.
Nuestra Propuesta
La Universidad Diego Portales confió en NEORIS para este proyecto, dada su especialización Técnico / Funcional en soluciones tecnológicas tales como SAP Campus y SAP FICA con su integración al Portal de Servicios de la institución y donde diferentes tipos de usuario interactúan a lo largo de toda su carrera universitaria.
La propuesta de NEORIS consistió en ejecutar un proyecto que abarcara la conversión de SAP ECC (vigente) a la versión más actual del producto, S/4 HANA. Adicionalmente, la propuesta consideró la modernización tecnológica del portal de la UDP, el cual es utilizado por la universidad y sus estudiantes.
El proyecto consideró la estrategia de migrar de SAP Portal a SAP Business Technology Platform (BTP), una plataforma tecnológica que reúne datos y analíticas, Inteligencia Artificial, desarrollo de aplicaciones y automatización e integración en un solo entorno unificado.
El equipo a cargo del proyecto levantó los requerimientos mediante el diseño y documentación en historias de usuario y luego, en una siguiente etapa, realizó y ejecutó las migraciones y el desarrollo de algunos portales (Matrícula, Ficha Estudiantil). Además, se hicieron mejoras en procesos como Toma de Ramos, poniendo énfasis en la experiencia de los docentes y alumnos.
La Solución
La puesta en marcha de este proyecto, que tuvo una duración de 14 meses, requirió de un equipo multidisciplinario de 32 profesionales, entre consultores funcionales, desarrolladores Full Stack, Scrum Master, desarrolladores SAP FIORI y especialistas en procesos de educación, entre otros. Todos ellos, localizados en Chile, Colombia, México, Perú y Argentina, fueron estratégicamente asignados para conformar células de trabajo que hicieran posible lograr los objetivos del proyecto.
Para su realización, el equipo aplicó la metodología Activate SAP en todas las células de trabajo. El proyecto abarcó 5 etapas:
- Preparación: Planificación inicial del proyecto, desarrollo de la Carta Gantt y reunión de kick off con todo el equipo que hizo parte del proyecto.
- Exploración: Etapa en la que se levantaron los diseños de lo esperado.
- Realización: Se ejecutó la conversión y migración, así como los nuevos desarrollos solicitados. Además, se realizaron todas las pruebas que le permitieran a la Universidad asegurar que la plataforma cumpliera con lo esperado.
- Preparación final: Se planificó y ejecutó el cutover o plan de salida en vivo, junto con la capacitación a los usuarios finales.
- Go-Live & Soporte: Salida en vivo, otorgándole a la universidad un soporte y continuidad operativa.
Los Resultados
Las mejoras implementadas en las aplicaciones que respaldan los procesos de Matrícula han tenido un impacto directo y significativo, no solo en elevar la eficiencia operativa, sino en mejorar, sustancialmente, la experiencia de la comunidad educativa. Entre los resultados alcanzados se destacan:
- Se ha impactado a 18.000 estudiantes, 3500 de ellos son alumnos nuevos.
- El proceso significó un alto involucramiento de diversas áreas y usuarios para validar el nuevo sistema a través de distintas pruebas. En total, se testearon satisfactoriamente 3700 pruebas unitarias en las diferentes áreas de negocio de la universidad, con indicadores de incidentes que no superaron el 5 %, estando lejos del 10 % acordado con el cliente.
- Se realizaron 1000 pruebas integrales (3800 pasos) que permitieron recorrer todos los procesos de la universidad soportados por la plataforma. Se obtuvo un 5 % de indicador de incidentes o errores, un resultado muy bajo para un proyecto de este tipo.
Testimonios
“Los desafíos de la industria educacional en su transformación digital y aceptación de la nueva sociedad digitalizada ―acelerada producto de la pandemia―, pusieron desafíos a la UDP desde su capa de liderazgo y sobre toda la organización (incluyendo su cuerpo docente, alumnado y sus partners tecnológicos). En particular, ha sido clave la vertical del Plan UDP Digital referente a ERP e Implementación de S/4 HANA. Por supuesto, no es posible llegar a buen puerto sin un partner tecnológico de calidad y la alianza estratégica entre UDP y NEORIS es y seguirá siendo un factor muy relevante en el éxito de este tipo de proyectos. Se sintió en todo momento como “un solo equipo”, concluyendo con éxito los cambios. Esto pone a la UDP a la vanguardia dentro de la industria educacional”.
Gonzalo Larraín – Director General de Sistemas de Información, Universidad Diego Portales“Destaco el profesionalismo y compromiso del equipo que trabajó en este proyecto, ya que antepuso la flexibilidad ante los problemas y el partnership con el cliente. Fue un equipo que trabajó conjuntamente para enfrentar los obstáculos de la mejor manera”.
Sebastián Ramacciotti - Regional Manager de SAR Sur (Argentina y Chile) de NEORIS“Como área responsable de la estrategia para el proyecto SAP, quiero destacar la importancia de las tecnologías utilizadas en este proyecto, desde la conversión a S/4 HANA hasta el framework de desarrollo en SAP BTP. Sin duda alguna, este es un caso que sentará las bases para seguir impulsando nuevos proyectos”.
Cristian Medina - Líder Foundational Solution SAR de NEORIS